Ein Sales-Artikel von Oliver Zigann, dem Hauptstadtcoach
CRM – Dein digitales Gedächtnis oder dein größter Feind?
Du startest motiviert in die Woche, machst dir einen Kaffee, öffnest dein CRM – und dann das: leere Felder, veraltete Einträge oder aufgeblähte Chancenquoten, die in Wahrheit Luftnummern sind. Kommt dir bekannt vor?
Dann wird’s Zeit, dass wir mal richtig aufdrehen – denn dein CRM ist kein Ablageordner, sondern ein Vertriebsinstrument mit Verstärkerfunktion. Die Frage ist nur: Nutzt du es richtig? Oder belügst du dich – ohne es zu merken?
1. Der größte Fehler: Du führst dein CRM für den Chef – nicht für dich
Viele Vertriebsprofis schreiben ins CRM nicht die Realität, sondern ein geschöntes Bühnenbild: Wahrscheinlichkeiten werden künstlich aufgeblasen, Kontakte als „aktiv“ markiert, obwohl der letzte Anruf Wochen zurückliegt.
Warum? Um gut dazustehen. Um in Forecast-Meetings nicht ins Schwitzen zu geraten. Aber genau da beginnt das Problem: Wenn du dein CRM fütterst wie eine Imagebroschüre, wirst du keine ehrlichen Rückmeldungen erhalten.
2. Dein CRM ist kein Tagebuch – es ist dein Tourplan!
Rockstars schreiben nicht auf, was sie erlebt haben, sondern wo sie als nächstes auftreten. Genauso funktioniert auch ein gutes CRM: Es dokumentiert nicht nur, was war, sondern was als nächstes ansteht.
Die wichtigsten Fragen lauten:
- Was ist der nächste Schritt?
- Wann ist dieser Schritt fällig?
- Was muss ich dafür wissen oder vorbereiten?
Wenn diese Infos fehlen, ist dein CRM nicht mehr als ein schlecht sortiertes Plattenarchiv.
3. Du nutzt dein CRM als Datensarg – statt als Bühne für Deals
Ein CRM sollte dich unterstützen wie ein Roadie vor der Show: vorbereitet, strukturiert, mit allem, was du brauchst. Doch viele nutzen es wie ein Friedhof vergangener Kundenkontakte. Alte Daten, keine To-dos, keine Dynamik.
Dein CRM ist kein digitales Museum. Es ist dein persönliches Vertriebs-Cockpit. Alles, was du wissen musst, sollte dort auf einen Blick sichtbar sein: Wen muss ich heute anrufen? Wo sind offene Angebote? Welche Chancen kippen gerade?
4. Du trackst nur, was du schon getan hast – nicht, was Wirkung zeigt
Viele CRM-Systeme sind voll von E-Mails, Gesprächsnotizen und Meeting-Terminen. Alles schön und gut – aber wo bleibt die Analyse?
Welche Maßnahmen führen wirklich zum Abschluss? Welche Aktivitäten sind reine Beschäftigungstherapie? Ein rockendes CRM zeigt dir, welche Saiten richtig klingen – und wo du nur Krach machst.
5. Du setzt keine Trigger – sondern wartest auf den Zufall
Kunden kaufen nicht, weil du ihnen brav jeden Monat eine E-Mail schickst. Sie kaufen, wenn sie den richtigen Impuls zur richtigen Zeit bekommen. Deshalb brauchst du Trigger-Punkte: klare Auslöser für Aktionen.
Das können Geburtstage sein, Vertragslaufzeiten, Produkterinnerungen – oder persönliche Aufhänger aus dem letzten Gespräch. Ohne Trigger verkommt dein CRM zur Kontaktkartei. Mit Trigger wird es zur Verkaufsmaschine.
6. Dein CRM ist kein Lager – sondern dein Verstärker
Wie beim Soundcheck gilt auch hier: Garbage in, garbage out. Wenn du nur halbgare Infos und ungepflegte Daten in dein CRM kippst, kommt auch nur Mumpitz hinten raus. Aber wenn du dein CRM richtig pflegst, wird es zu deinem besten Wingman.
Dann erinnert es dich an heiße Leads, blendet dir Deals in Gefahr ein, gibt dir Argumente für Cross-Selling – und unterstützt dich wie ein guter Produzent im Studio.
Rock your CRM: Was jetzt zu tun ist
Wenn du dein CRM rocken willst, dann musst du drei Dinge tun:
- Radikale Ehrlichkeit: Schreib rein, wie’s ist – nicht, wie’s aussieht.
- Next Steps im Fokus: Kein Datensatz ohne nächste Aktion!
- Trigger setzen: Baue dir dein eigenes System für Impulse und Relevanz.
Die Prioritäten-Metapher zum Schluss 🎸
Klar kann dich jemand fragen, ob du bei seiner Freundin auf der Geburtstagsparty spielst – selbstredend ohne Gage, aber dafür gibt’s ein Buffet und Freibier. Oder du entscheidest dich für das Meeting mit dem Major Label, das dir einen Plattenvertrag anbietet.
Prioritäten setzen ist nicht immer einfach – aber im Vertrieb ist es überlebenswichtig. Dein CRM hilft dir dabei. Wenn du es lässt.
Rock Your Sales – und mach dein CRM zur Bühne für echte Abschlüsse!
Von Oliver Zigann, dem Hauptstadtcoach – erstellt und final mit KI veredelt.
